Groot gezin, één inkomen: You Need A Budget!

Share Button

 

Wij zijn een groot gezin, en jaren geleden, voor de geboorte van onze eerste zoon, hebben wij beslist dat Sofie ging thuisblijven om full-time voor de kindjes te kunnen zorgen.

Over de financiële, sociale en emotionele afwegingen die hieraan te pas komen is al veel gezegd en geschreven. Daar wil ik het vandaag dus niet over hebben. Wel wil ik het hebben over de praktische kant van de financiële gevolgen van die beslissing. Met zen 7en overleven op 1 inkomen is in de huidige maatschappij, met het huidige economische klimaat, helemaal geen eenvoudig gegeven. Dus hoe doen wij dat? Waar letten we op ?

Onderstaande bedragen zijn fictief.

In den beginne…

We waren beide nog piep jong toen we aan kinderen begonnen, en hadden in de jaren ervoor niet echt een “boekhouding” om van te spreken. Aan het einde van de maand werd er geld gestort, en tegen het einde van de volgende maand hadden we dat zowat allemaal uitgegeven aan noodzakelijke en (vooral aan) minder noodzakelijke dingen.

Ah, waar is de tijd dat we jong en onbezonnen waren, en konden gaan shoppen als we daar zin in hadden… </nostalgie>

Excel to the rescue

Toen we de afweging maakten om Sofie thuis te laten blijven, maakten we in Excel (eigenlijk in Google Drive, zodat we het bestand altijd beschikbaar hebben en er samen in kunnen kijken / werken) een lijst met alle terugkerende maandelijkse kosten (met een vast bedrag) en een lijst met de kosten die jaarlijks terugkeren. Daarnaast stelden we, op basis van de voorbije maanden, een lijst op met kosten die we ongeveer maandelijks hebben, maar waar we geen vast bedrag hadden.
Dat leverde ons dan iets dergelijks op:

excel-boekhouding

We besloten om voor de vaste jaarlijkse kosten maandelijks een bedrag opzij te zetten op een aparte rekening, om deze kosten op te kunnen vangen als ze zich voordeden. Vroeger was dat wel vaak eens een verrassing voor ons.

Vervolgens maakten we een excel tabelletje op met daarin alle kosten / inkomsten op een rijtje per maand, zodat we een historisch overzicht hadden per maand en hoeveel we konden sparen, dan wel hoeveel “schade” ons spaargeld had opgelopen.

excel-boekhouding-maandelijks

Om aan de resultaten te komen van categoriëen als de boodschappen, vulden we iedere keer netjes de rekeningetjes in in de cel, als een simpele optelsom.

excel-boekhouding-maandelijks-detail

Je kan je wel indenken dat dit niet bijster overzichtelijk werd en dat het met momenten behoorlijk rommelig was. Al helemaal als er negatieve bedragen in moesten. Maar het werkte. We waren ons bewust van wat we uitgaven en welk effect dat had op het eindresultaat op het einde van de maand. Dit zorgde voor een zekere mate van voorspelbaarheid en geeft ook een zekere rust.

Dit systeem heeft echter een aantal nadelen:

  • Wijzigingen aanbrengen in categoriëen (toevoegen/verwijderen) is absoluut niet eenvoudig en dit wordt erger naarmate de tijd verstrijkt en de excel langer wordt
  • Geen detail gegevens over aparte uitgaven, dus iets terugvinden was hopeloos
  • Behoorlijk veel onderhoud om alles correct te houden, want er zaten behoorlijk wat formules achter op den duur.
  • Effectief jaarlijkse kosten zijn niet zichtbaar
  • Niet elke uitgave werd ingeboekt in de excel, met als gevolg dat de weergave hier totaal niets zegt over de effectieve stand van de verschillende rekeningen.
  • Trekken van statistieken en maken van grafieken is mogelijk, maar behoorlijk omslachtig als je de data set wilt wijzigen, om verschillende sets te bekijken

Dit moet beter kunnen!

Ik ben iemand die houdt van cijfertjes en van mooi sluitende dingen. De ergernissen met bovenstaande methode stapelden zich dus algauw op tot ik op zoek ging naar een betere manier.

Ik was eigenlijk aan het overwegen om gewoon zelf iets in elkaar te boksen, aangezien ik toch wel software developer ben voor iets hé, tot ik mij bedacht dat er vast wel al iemand ook al eens dat idee had gehad.

De zoektocht naar een ‘boekhoudpakket voor het gezin‘ heeft ongeveer een maand geduurd. Ik heb 5 of 6 verschillende pakketten getest, zowel web-based, als desktop en mobiele applicaties, door de data van de voorbije maand in te geven en vervolgens te kijken naar welke features het pakket bood en hoe gemakkelijk het hele proces ging.

Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij de mensen van YNAB, wat languit staat voor ‘You Need A Budget‘.

Ge Hebt Een Budget Nodig!

YNAB bestond uit een desktop-applicatie en een mobiele applicatie voor iOS & Android. Er was een eenmalige kostprijs verbonden van 60 USD om een licentie** aan te schaffen. Ik was zo onder de indruk van deze tool, dat ik met plezier een licentie aanschafte en aan de slag ging om ons volledige boekhouding te migreren van Google Drive naar YNAB.

app-spread-v2

De desktop variant*** was out-of-the-box in staat om zijn database op te slaan in dropbox (of gelijk welke andere provider) waardoor het delen van budgetten tussen pc’s en mobiele toestellen een eitje was. Dus dat tikte al 1 vinkje af op mijn requirements lijst.

YNAB werkt op 2 niveau’s, financiële status en budgetering.

Hoe sta je ervoor?

In de eerste plaats is het een representatie van je financiële toestand. Dit betekent dat je al je bank-rekeningen, visa-kaarten en paypal accounts kan toevoegen in de applicatie, dit noemen ze ‘Accounts’. In principe kan je ook de sok onder je matras toevoegen in de applicatie, als je deze wilt opnemen in je boekhouding. Eens toegevoegd is het de bedoeling dat je voor elk van deze ‘Accounts’ alle transacties invoert die erop zijn uitgevoerd. Dit kan, afhankelijk van hoe veel transacties je doet op maandelijkse basis, behoorlijk wat werk betekenen.

De meeste pakketten opteren ervoor om deze informatie rechtstreeks te importeren van je bank. Ze bevatten dan ook doorgaans linken met de meeste banken in de VS, ik heb er nog geen gevonden die hetzelfde doet met de Belgische banken. YNAB gelooft er echter in dat als je zelf, manueel, alle transacties invoert, je ook effectief meer voeling krijgt met je geld. Dat is een sentiment waar ik volledig in mee kan gaan. (In de nieuwe versie van YNAB laten ze ook echter toe dat je de transacties van je bank importeert, wanneer ze echter Belgische banken zullen ondersteunen is nog niet gekend).

Werkwijze

2016-05-30 13_42_29-YNAB

Bij het invoeren van de transacties (ik doe dat gewoon met PC banking ernaast), is het belangrijk dat je elke transactie een categorie meegeeft, of aangeeft of het een transfer tussen je eigen accounts is.

Herinner je je nog bovenstaande opsplitsing van kosten? Dat zijn precies de categoriëen waar het hier over gaat. YNAB springt echter heel makkelijk om met het aanmaken,  wijzigen, ordenen en sorteren van categoriëen. Je kan zelfs categoriëen verbergen als ze niet meer relevant zijn.

2016-05-30 13_50_34-YNAB

Voor elke transactie kan je een memo ingeven, maar dat is uiteraard niet verplicht. Het is natuurlijk wel handig voor jezelf als je later meer info wilt hebben over een bepaalde transactie of als je moet gaan zoeken erin. Dat is nog zo een grote troef van deze tool, kunnen zoeken in de lijst met transacties, op elk beschikbaar veld. Dat betekent dat ik nooit meer in mijn uitreksels moet gaan snuisteren om te achterhalen of deze of gene transactie nu wel of niet is uitgevoerd of wanneer het ook weer precies was.

Terugkerende betalingen

Omdat er elke maand een heel deel terugkerende betalingen zijn (lening, verzekeringen, etc..) bevat YNAB ook de optie om die in te geven zodat ze automatisch toegevoegd worden op de aangeduide datum. Je moet ze dan enkel nog goedkeuren als je ze ziet verschijnen op je rekeningafschriften / PC banking.

Er is ook de optie om een gekleurd vlagje toe te wijzen aan een transactie, om aan verdere categorisatie te doen. Behoorlijk handig als je meerdere transacties nog verder wilt groeperen. Hier kan je uiteraard ook op zoeken.

Controle

YNAB biedt de superhandige ‘Reconcile’ functie, waar je de effectieve stand van je rekening kan ingeven en hij gaat dat dan vergelijken met de transacties die hij kent. Als dit niet klopt, kan je dan op zoek gaan naar de transactie die je gemist hebt, of die je verkeerd hebt ingegeven. Dit zorgt ervoor dat YNAB steeds een accurate weergave is van je complete financiële situatie. Iets waar je anders vaak het raden naar hebt.

Ter info: Ik spendeer elke week gemiddeld 45 minuten ‘de boekhouding’, dus aan het bijwerken van YNAB én het uitvoeren van openstaande betalingen.

Waar gaat je geld naartoe?

Maar het doorzoekbaar maken van je financiële situatie is maar de helft van wat YNAB biedt, het is zelfs de minst belangrijke helft. Waar YNAB écht in uitblinkt is het budgetteren van je inkomen.

YNAB is gestoeld op enkele basis principes die je eerst goed moet bevatten voor je effectief met de tool kan omgaan. De applicatie is een volledige ondersteuning van deze principes.

Een van deze principes is “Give every dollar a job“, oftewel, zorg ervoor dat elke Euro die je verdient, een doel heeft. Dit zorgt ervoor dat je niet gewoon een zak geld krijgt waar je hoopt de maand mee door te komen, maar dat je voor elke euro op voorhand beslist waar ze naartoe gaat gaan de komende maand. Dit doe je door voor elke categorie een budget op te stellen (eerste kolom ‘Budgeted‘ op onderstaande screenshot).

2016-05-30 14_21_09-YNAB

In de 2e kolom ‘Activity‘ zie je dan, voor de huidige maand, het effect dat de transacties, in je accounts, hebben op dit budget. De laatste kolom ‘Available‘ toont dan de status van het budget voor deze categorie. Indien de categorie positief is wordt het bedrag groen, indien het op 0 staat wordt het grijs en indien het negatief is wordt het rood. Rood is uiteraard niet OK. Dat wil zeggen dat je meer geld moet budgetteren voor die categorie, omdat je meer hebt uitgegeven dan verwacht.

Voorbeelden en mogelijkheden

Wil je sparen voor een vakantie? Of zet je geld aan de kant voor een nieuwe auto? Dan kan je eenvoudigweg een categorie aanmaken hiervoor en er maandelijks een bedrag aan toe kennen. Op deze manier zie je maand na maand het beschikbare bedrag stijgen. De nieuwe YNAB laat je zelfs toe om specifieke doelen te stellen voor een categorie, zodat het duidelijk is waar je naartoe aan het werken bent.

Op eenzelfde manier regelen wij onze vaste jaarlijkse kosten. Elke maand wordt er een vast bedrag opzij gezet, hier 250 EUR, en dat wordt verdeeld over de verschillende categoriëen. Als er dan een dergelijke factuur aankomt, kan je deze gewoon betalen met het geld uit die categorie. Geen verrassingen meer, niet meer kijken naar je rekening elke keer je iets wil kopen of doen en je geen idee hebt of je er wel geld voor hebt. YNAB maakt je budget kristal helder.

Ga je graag op restaurant, maak een categorie en zet er maandelijks geld in. Als je dan zin krijgt om eens goed te gaan eten, kan je makkelijk op je smartphone kijken hoeveel budget er hiervoor beschikbaar is. De mobiele applicaties laten zelfs toe om direct transacties in te boeken, zo kan je dat onmiddelijk aan de kassa doen. Allé, je wacht best tot je in de auto zit, dan moeten de mensen achter je niet onnodig staan wachten, maar je snapt het punt wel hé?

Leren van je geld

Er was nog 1 puntje op mijn requirements lijst dat hier niet aan bod is gekomen, en dat is de mogelijkheid om te leren uit je financiële toestand. Al die cijfertjes zijn goed en wel, maar wij mensen hebben nog steeds veel liever een mooie grafiek of een taart diagram waarin we alles proper kunnen terugvinden.

Ook hier blinkt YNAB echt uit met een robuust, veelzijdig, interactief model om data te analyseren.

Je kan volgende rapporten trekken:

reports_01_537_36

Per rapport heb je dan de mogelijkheid om de data input aan te passen zoals je wenst. Je kan bv. kiezen om enkel bepaalde categoriëen weer te geven of enkel bepaalde rekeningen. Ook de tijd waarover je wil rapporteren is vrij aanpasbaar.

reports_02_561_122

Dit geeft dan bijvoorbeeld onderstaand taart diagram:

reports_12_568_458

Er zijn ook nog mooie staafdiagrammen en een grafiek die de historische evolutie van je netto waarde weergeeft.

Belangrijk om weten is wel, dat op het moment van schrijven, deze rapportering features nog niet beschikbaar zijn in de nieuwe web-interface maar enkel in de klassieke desktop applicatie. Dat gezegd zijnde, YNAB is constant bezig met verbeteringen aan te brengen in hun web applicatie en de lijst met features groeit gestaag. Het is enkel een kwestie van tijd vooraleer deze zaken ook daar beschikbaar zullen zijn. Tijdens het schrijven van dit artikel ben ik wel op volgende Chrome plugin gestoten die, in afwachting van de officiële feature,  beweert o.a rapportering toe te voegen aan de online versie van YNAB. Ik moet dit nog eens bekijken.

De YNAB methode

Het doel van YNAB is om uiteindelijk je financiële situatie zo te krijgen dat je eigenlijk leeft op het loon van 2 maanden geleden, zodat je niet meer van loonbrief tot loonbrief moet leven. Hun methode is ook sterk gericht op het afbouwen van schulden en het wegnemen van de stress rond geld.

Ze bieden hiervoor gratis een uitstekende opleiding aan op hun site, zowel over de applicatie als over budgetering in het algemeen, en wekelijks worden er interessante berichten gepost op hun blog met tips, inzichten en uitleg. Er zijn opleidingsfilmpjes, en zelfs online workshops die je kan volgen om beter met je geld om te gaan.

Conclusie

YNAB heeft ons geholpen om ons gezinsbudget te definiëren en helpt ons dagelijks om ons hieraan te houden. Het is een prachtige tool, gericht op gewone mensen en gezinnen, en niet op bedrijven, en dat is voelbaar. De helpdesk ondersteuning, en ik spreek hier uit ervaring, is snel, vriendelijk en behulpzaam. Er zijn nog verschillende features die ik niet aan bod heb laten komen, YNAB zit er gewoon vol mee, maar die zal gewoon je zelf moeten ontdekken.

Wij kunnen iedereen die worstelt met zijn geld en zich op het einde van de maand afvraagt waar het toch allemaal naartoe is gegaan, van harte aanraden om YNAB eens van dichtbij te bekijken. Dankzij de gratis proefperiode (van maar liefst 34 dagen), kan je dit vandaag nog zelf uitproberen.

 

Hoe beheren jullie je geld?

 

* Alle gebruikte bedragen zijn fictief en niet relevant voor de inhoud van dit bericht

** Het licentiemodel van YNAB is sinds 1 januari 2016 veranderd van een eenmalige kost naar een maandelijkse kost van 5 USD

*** Sinds 1 januari 2016 is de desktop applicatie niet meer te koop en kan je enkel instappen op de compleet vernieuwde web-based applicatie.

**** Dit is geen gesponsorde post, wij zijn écht zo tevreden over YNAB dat we met plezier gratis reclame maken voor deze tool

Share Button

There are 25 comments Reageer!

Reageer!

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

  
Please enter an e-mail address